zdroj: www.itpro.co.uk

Na všechno ostatní je tady Cloud…

Jakožto fanda nových technologií a nízkonákladových firem jsem od počátku (rok 2009) tíhnul k maximálnímu využití úložného prostoru na oblacích. Během několik let jsem pro firmu (IBsport.cz) vytvořil vcelku pohodlné a měkké obláčky plné firemních dat. Co je však nejlepší – roční sazba za úložný prostor 300GB je nula,- Kč. Každá firma plodí nekonečné množství dat, pokud však najede na (jakýkoliv) způsob systematického ukládání, mělo by jí pro základní potřebu toto množství stačit.

Níže uvádím svůj recept na Data in Cloud. Týká se způsobu uložení souborů, složek a pod. Data aplikací a využívané aplikace přijdou na přetřes někdy jindy.

1) Rozdělte si data

Data jsou ve firmě různá, řekněme zjednodušeně tato:

  1. faktury, účtenky a celkově byrokratická směska – nutné dlouhodobě uchovávat jak na papíře, tak i digitálně
  2. manuály, návody, informace ke zboží, brožury, další textové soubory
  3. multimedia – zdroje pro foto/video, PSDčka, AIčka, PDFka

 

2) Řekněte si co kam

ad 1. Protože je nutné si účetní doklady nejen uchovávat, ale občas v nich i hledat, kontrolovat atp, je potřeba každý doklad nějakým způsobem okomentovat, označit, popsat. Při vyhledávání se pak snáze najde (alespoň většinou). Pro ukládání firemních dokladů – jakýchkoliv – spoléháme na Evernote. Tato “poznámkovací” služba umožňuje doklady snadno digitalizovat, ukládat, kategorizovat, třídit a především pak kdykoliv a kdekoliv vyhledat a prohlížet. Cena 0,-/měsíc. Pokud máte dokladů opravdu mnoho, pak je zde prémiový účet za €5/měsíc.

ad 2. vzhledem k tomu, že celá firma využívá převážně cloudové služby, jsou všechny manuály a texty vytvářeny v Gogole Dokumentech a uchovávány na Google Disku. Firemní účet má 5GB, což je pro jednoho uživatele a textové soubory dostačující. Výhodou je jednak bezpečí, automatické zálohování a především verzování. Můžete se vrátit k verzi textu i rok staré.

ad 3. Multimédia jsou největším požíračem datových prostorů. Proto je máme rozdělené na:

  • Fotky z akcí/závodů/…
  • Produktové fotky
  • Videa z akcí/závodů
  • Produktová videa

Každá ze sekcí využívá vlastní účet na BOX.com, který disponuje 50GB. Pro všechna data je to doposud dostačující. Jedinou výjimkou jsou produktová videa, kde se blížíme limitu.

3) Mějte data po ruce

Výhodou tohoto řešení je neustálá přítomnost potřebných dat kdekoliv a kdykoliv (pakže je k dispozici alespoň mizerně rychlý Internet). Při každodenní práci pak správu a používání dat v oblacích usnadňují nativní aplikace pro Windows/Mac. Umožňují se soubory zacházet, jako by byly fyzicky umístěné na počítači.

4) Vše na jednom místě

Aplikací pro hromadnou správu všech úložišť z jednoho místa je mnoho. Za mě mohu doporučit Jolidrive a na mobilní zařízení s iOS Documents. Každá představená služba má však i vlastní nativní aplikaci, takže s výběrem nebude problém.